Document justificatif et/ou reçu : du bon usage de ces documents

Vous pourrez lire ci-dessous la synthèse concernant le « document justificatif », le  « reçu », et leur bon usage, mise à jour au 6 octobre 2015, en fonction des dernières informations dont nous disposons.


Vous y trouverez les informations concernant

  • Le document justificatif :
    • Quand faut-il remettre un document justificatif au patient ?
    • Que doit mentionner le document justificatif ?
    • Existe-t-il un modèle imposé pour le document justificatif ?
    • Points d’attention supplémentaires : justificatif = reçu ? signature ? conservation ? quid en cas d’erreur ? coût ? lien avec le remboursement ? Sanctions ?
  • Le reçu :
    • Médecins exerçant en société
    • Quel montant faut-il mentionner ?
    • Comment procéder pour les prestations avec ou sans tiers payant ? en cas de cumul de prestations avec et sans TP ? pour les prestations non remboursables ? en cas d’acompte ? en cas de paiement différé ?
    • Points d’attention supplémentaires : signature ? reçu détachable, quand et par qui ? reçu détachable : attestations pré-perforées ?lien avec le remboursement par la mutuelle ? Cas oui/non (A.R. 15.07.2002) ?
  • Mention du numéro BCE :
    • Pourquoi doit-il figurer sur l’attestation de soins ?
    • Personne physique, société : quel numéro BCE utiliser ?
    • Commandes d’attestations de soins : attention !

 

Le document justificatif

Depuis le 1er  juillet 2015, la loi impose à tous les dispensateurs de soins de remettre au patient, dans certaines situations, un document justificatif  qui lui indique clairement le montant à payer, l’intervention de la mutualité, etc.

Les situations dans lesquelles il faut remettre un justificatif sont les suivantes :

  • Si  des prestations remboursables sont attestées en même temps que des prestations non remboursables  (c.à.d. des prestations pour lesquelles l’assurance soins de santé n’intervient pas).
  • En cas de facturation électronique des prestations en tiers payant, parce qu’il n’y a pas d’attestation de soins papier remise au patient dans ce cas.
  • A la demande du bénéficiaire, le document justificatif contient, pour les implants et autres dispositifs médicaux, le montant d'achat des dispositifs fournis par le dispensateur lorsque ceux-ci font l'objet d'une intervention de l'assurance obligatoire ou font partie d'une prestation de santé donnant lieu à une pareille intervention.
  • Cependant, si une facture (pour du matériel par exemple) reprenant déjà toutes ces informations minimales est remise au patient, elle tient lieu de  document justificatif.

Pour ce qui concerne les facturations électroniques, une période de transition a initialement été prévue jusqu’au 30 septembre 2015, en attendant que tous les logiciels puissent générer automatiquement le document justificatif. Cette obligation aurait donc dû être remplie au plus tard au 1er octobre 2015, mais ce n’est pas le cas. Une nouvelle période de transition, dont l’échéance n’est pas précisée, est en cours….

Un Document justificatif complet doit comporter :

  • Le montant total à payer (y compris les acomptes déjà payés)
  • La liste des prestations remboursables concernées avec pour chaque prestation :
    • Le code ou libellé
    • Le montant payé en vertu des tarifs
    • Le montant payé par le patient à titre de supplément (=toute somme demandée en plus des tarifs de l’assurance soins de santé)
    • L’intervention directement facturée à la mutualité
  • Le cas échéant, la liste des prestations non remboursables concernées avec pour chaque prestation :
    • Le libellé
    • Le montant à payer

Un Document justificatif simplifié peut être remis lorsqu’une ASD reprenant l’ensemble des prestations remboursables a été remise au patient. Il doit comporter :

  • Le montant total à payer (y compris les acomptes déjà payés)
  • Le montant total à payer pour les prestations remboursables (dont le détail n’est pas repris puisqu’il se trouve sur l’ASD)
  • La liste des prestations non remboursables concernées avec pour chaque prestation :
    • Le libellé
    • Le montant à payer

La loi AMI ne prévoit pas de modèle de document justificatif mais un modèle peut être ultérieurement imposé par secteur. Chaque Commission d’accord ou de convention peut proposer un modèle adapté aux prestataires concernés, mais ces modèles devront respecter ces informations minimales légales décrites ci-dessus. Il existe maintenant un modèle imposé pour les infirmiers (ères) à domicile.

Il n’existe pas (encore) de modèle imposé de document justificatif pour les médecins ; cependant, un modèle a été présenté, à titre indicatif, au lors de la réunion de la Commission médico-mutualiste du 13 juillet dernier. Vous trouverez ce modèle en annexe.

Quelques points d’attention supplémentaires :

  • Le document justificatif ne tient pas lieu de reçu, puisqu’il concerne, le cas échéant, des sommes non perçues.
  • Contrairement au reçu, le document justificatif ne doit pas être signé.
  • Le document justificatif est remis à titre informatif au patient. Celui-ci n’a pas d’obligation de conserver le document.
  • Cependant, il s’agit d’une pièce comptable, ce qui a pour conséquence que :
    • Il faut pouvoir produire, à la demande de l’administration fiscale, une copie du document justificatif reproduisant les inscriptions faites sur l’original, à l’exception des inscriptions relatives à l’identité du patient ;
    • Il faut conserver les doubles des documents justificatifs jusqu’à l’expiration de la septième année ou du septième exercice comptable qui suit la période imposable. (Code des impôts sur les revenus 1992 – articles 315-315bis)
    • En cas d’erreur, il faut communiquer un document corrigé au patient et, bien sûr conserver précieusement un double du document corrigé.
  • La remise du document justificatif est gratuite.  Aucun frais supplémentaire ne peut être compté au patient. Les coûts relatifs à l’établissement du document justificatif sont considérés comme étant inclus dans les honoraires existants (article 35, §4 de la loi SSI). Le Code de droit économique prévoit d’ailleurs la gratuité de la délivrance au consommateur du document justificatif (articles VI.89 et XIV.56 du Code de droit économique).
  • Comme le reçu, le document justificatif n’a pas vocation à être transmis à la mutualité. Il doit être remis au patient dans les cas prévus (application du tiers payant électronique, simultanéité de prestations remboursables et non remboursables). Il n’est donc pas une condition au remboursement des prestations.

Sanctions (à bon entendeur…)

La remise du document justificatif est obligatoire dans les deux cas prévus par la loi AMI. Cette même loi elle-même ne prévoit pas de sanction spécifique en cas de non remise du document justificatif. 

Cependant, le Code de droit économique prévoit la remise du document justificatif au consommateur (à sa demande). Les infractions à ces dispositions sont punies d’une amende pénale 26 à 10.000 euros . 

En outre, le Code pénal social punit également d’une amende pénale de 50 à 500 euros ou d’une amende administrative de 25 à 250 euros les dispensateurs de soins qui refusent de remettre aux patients les documents prescrits par la loi AMI et ses arrêtés et règlements d’exécution.

 

Le reçu

Depuis le 1er juillet 2015 également la loi INAMI impose à tous les dispensateurs de soins, exerçant en « personne physique » ou dans le cadre d’une société, de mentionner le montant perçu du patient pour les prestations effectuées (paiement en espèces ou par carte bancaire), sur la partie "Reçu" de l’attestation de soins ou de fournitures. 

Les attestations « personnes physiques » comportaient de longue date un « reçu » qui devait être complété correctement bien sûr (obligation fiscale) ; il n’y a donc rien de nouveau pour les médecins exerçant dans ce cadre.

Un nouveau modèle (unique) d’attestations de soins, publié au moniteur du 30 juin 2015, à utiliser par tous les médecins, prévoit cette partie « reçu » sur toutes les attestations.

Rappelons que d’autres modifications ont été apportées au modèle d’attestations de soins (couleur blanche unique, indication obligatoire du numéro BCE (Banque carrefour des entreprises) dans la partie "Reçu", etc. Vous trouverez le nouveau modèle en annexe.

Une période transitoire est prévue jusqu’au 31 décembre 2016 pour écouler les anciennes attestations. Toutes les prestations de santé effectuées à partir du 1er juillet 2016 devront être attestées sur les nouveaux modèles.

ATTENTION : Pendant la période transitoire, les médecins en société doivent néanmoins respecter cette obligation et toutes les obligations découlant de la législation fiscale doivent être respectées. Dans un premier temps, on a pu lire dans un document de l’INAMI que cette obligation pouvait être remplie en mentionnant  le montant reçu sur les anciens modèles d’attestations de soins donnés (manuellement ou via impression), ou sur un reçu séparé remis au patient.

Cependant, dans une circulaire datée du 25 septembre 2015 destinée aux mutuelles on peut lire ceci :

Pendant la période transitoire, les dispensateurs de soins  effectuant des prestations de santé pour compte d’autrui doivent mentionner le montant reçu sur les anciens modèles d’attestations de soins donnés (ceux-ci ne comportent en effet  pas de partie reçu).


Il faut mentionner montant perçu, c’est-à-dire le montant total payé par le patient en espèce ou par carte bancaire de tout ou partie :

  • des honoraires
  • des interventions personnelles (tickets modérateurs)
  • des suppléments
  • des prestations non-remboursables


Prestations en tiers payant ou non : comment procéder pour le reçu ?

  • Prestation sans tiers-payant :
    • Reçu et attestation de soins ne peuvent être séparés par le prestataire de soins ; l’ensemble est remis au patient.
    • La partie « attestation » est destinée à la mutuelle et permettra au patient d’obtenir le remboursement de la ou des prestations.
    • La partie « reçu » est destinée au patient ; elle n’a pas vocation à être transmise à la mutuelle, qui ne peut refuser un remboursement si le reçu est séparé de l’attestation proprement site.
    • En cas de paiement différé (versement ou virement bancaire) il faut mentionner sur la partie « reçu » que le montant perçu = 0.
  • Prestation avec tiers-payant :
    • Le reçu est complété et mentionne le montant effectivement payé comptant (espèces ou carte bancaire) par le patient : ticket modérateur + supplément éventuel.
    • Dans ce cas de figure, le reçu est détaché de la partie attestation de soins ; seul le reçu est remis au patient.
    • La partie « attestation » est envoyée directement la mutuelle du patient.
    • En cas de paiement différé (versement ou virement bancaire) il faut mentionner sur la partie « reçu » que le montant perçu = 0.
  • Cumul de prestations avec et sans tiers-payant :
    • Il y a lieu d’établir deux attestations distinctes, l’une pour la/les prestation(s) sans TP, et l’autre pour la/les prestation(s) avec TP.
    • Pour le traitement des parties « reçu » et « attestation », se référer aux explications ci-dessus.
  • Prestations exclusivement non remboursables :
    • En vertu de la réglementation fiscale, il faut :
      • barrer la partie « attestation » et la garder ;
      • indiquer le montant perçu sur la partie « reçu ».
  • En cas de perception d’un acompte :
    • ATTENTION : Rappelons que la perception d’un acompte ne peut avoir lieu que dans les cas où est autorisée par la Commission de conventions ou d’accords compétente pour un prestataire – en l’occurrence, la Commission médico-mutualiste pour les médecins (Loi AMI, article 53, §1er/1).
    • Si ces limites ne sont pas fixées, aucun acompte ne peut être perçu.
    • Si cette perception est autorisée, il faut délivrer un reçu au patient. Comme pour les prestations non remboursables, la procédure est la suivante :
      • barrer la partie « attestation » et la garder ;
      • indiquer le montant perçu sur la partie « reçu ».
  • En cas de paiement différé….
    • En cas de paiement différé par virement bancaire, il faut délivrer la partie « attestation de soins », et mentionner le montant perçu (=0) sur la partie «  Reçu » de l’attestation. Le virement bancaire sert de preuve de paiement pour le patient.
    • En cas de paiement différé en espèceou via un terminal bancaire au cabinet du dispensateur de soins ou au guichet d’un établissement de soins, il faut, au moment du paiement, barrer une attestation de soins et remettre au patient la partie « reçu » dûment complétée.


Quelques points d’attention supplémentaire :

  • La signature – tout reçu doit être signé, mais pas nécessairement par le prestataire de soins lui-même ; dans ce cas une délégation de signature peut être donnée à un secrétariat médical ou à un employé mandaté par l’institution perceptrice pour percevoir le montant payé par le patient. 
  • Il est interdit de détacher le reçu fiscal de l’attestation de soins lorsqu’on délivre au patient en même temps l'attestation de soins et le reçu fiscal (en cas de paiement comptant).

Mais cette interdiction vise uniquement le dispensateur de soins; le patient conserve toujours le droit de détacher le reçu de l'attestation de soins avant la remise de cette dernière à sa mutualité.

En vertu de la réglementation fiscale, le reçu peut être détaché lorsqu’il est utilisé sans l’attestation de soins (partie INAMI), en cas de paiement différé en espèce, ou lors de la perception d’un acompte par exemple, le prestataire peut le détacher. Dans ce cas il faut barrer et conserver la partie supérieure de l’attestation (partie INAMI) et indiquer le montant perçu du patient sur la partie « Reçu » de l’attestation.

  • Des médecins ont reçu des attestations non pré-perforées. Est-ce normal ?

NON. Mais l’INAMI a précisé que cette situation est temporaire. L’INAMI l’explique par le fait que les nouveaux modèles d’attestations de soins continuent à être imprimés sur le stock de papier (vert) de l’imprimeur qui ne comportait pas de partie « Reçu ». A terme, toutes les attestations de soins seront blanches et comporteront une partie « Reçu » pré-perforée, à l’exception toutefois de l’attestation globale de soins donnés (modèle D) dont la partie « Reçu » devra, si nécessaire, être découpée à la main.

La pré-perforation n’est pas prévue par les textes réglementaires et le caractère détachable de la partie « Reçu » ne dépend pas de la pré-perforation.

Le cas échéant, même sans pré-perforation, dans les cas où il est autorisé à le faire, le prestataire peut donc découper la partie « Reçu » de l’attestation sur laquelle figure le montant perçu du patient.

  • La partie « Reçu » est destinée au patient. Elle n’a pas vocation à être transmise à la mutualité. Celle-ci ne peut refuser un remboursement si le reçu n’est pas attaché à l’attestation de soins.
  • La case « A.R. 15.07.2002 » existe toujours, et doit encore être complétée comme auparavant :
    • « Oui » : si vous percevez l’intervention personnelle (ticket modérateur), et, l
    • « Non » : si vous ne percevez pas l’intervention personnelle (ticket modérateur)
    • « le montant des honoraires perçus » : par exemple, si vous percevez partiellement l’intervention personnelle (ticket modérateur).

Cette information est nécessaire à la mutualité pour savoir si une intervention personnelle (ticket modérateur) doit être reprise dans le compteur MAF (maximum à facturer) du patient concerné. Peu importe comment le paiement a été effectué. Cette information a une finalité clairement distincte de l’information à reprendre sur la partie « Reçu ».

 

Le numéro BCE (Banque-Carrefour des Entreprises)

Il est peut-être utile de rappeler que le principe de l’inscription obligatoire des médecins (entre autres professions) dans la Banque-carrefour des entreprises existe depuis le 30 juin 2009. Ils y sont inscrits en tant qu’entreprises non commerciales de droit privé. À cette date, les médecins qui exerçaient déjà des activités ont été en principe repris automatiquement dans la Banque-Carrefour des Entreprises, sur la base du croisement des données mises à disposition par le SPF Santé publique, des fichiers de l’INASTI, et des listes établies par l’Ordre des médecins.

Ce principe a été corroboré en avril 2014, dans la loi INAMI cette fois (article 73quater, entré en vigueur le 1er janvier 2015). Cet article impose à tous les dispensateurs de soins de s’inscrire à la BCE. Cette obligation s’impose aussi bien aux personnes physiques et à toute société de droit belge ou de droit étranger et international disposant d'un siège en Belgique, qu’aux groupements ou associations de fait.

L’obligation de faire figurer le numéro BCE sur les attestations de soins découle du principe « Only Once » inscrit dans la loi du 5 mai 2014 « garantissant le principe de la collecte unique des données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier » , c’est-à-dire l’utilisation d’un seul numéro d’identification pour désigner les entreprises, soit le numéro BCE, et pour désigner les patients, soit le numéro NISS (numéro d’identification à la sécurité sociale).

 

Le numéro BCE à utiliser sur les attestations de soins est celui de l’entité perceptrice des honoraires (pour le compte de laquelle le montant est perçu), soit :

  • le n° BCE du dispensateur de soins exerçant en personne physique, et qui effectue la prestation pour son propre compte (pratique privée)
  • du n° BCE de l’établissement si la prestation est effectuée pour le compte de cet établissement ; selon les cas, il peut s’agir du n° BCE du Conseil médical si celui-ci effectue la perception centrale
  • du n° BCE d’une société pour le compte de laquelle la prestation est effectuée.

Période transitoire – la mention du n° BCE n’est pas obligatoire en cas d’utilisation des anciennes attestations durant la période transitoire (jusqu’au 30.06.2016). Cette mention est obligatoire dès utilisation des nouveaux modèles d’attestations.

Association de fait et/ou dispensateur de soins étranger -  Les associations de fait sans personnalité juridique, ou certains dispensateurs de soins étranger dispensant des soins en Belgique, n’ont pas de n° BCE. Dans ce cas, il faut demander temporairement (jusqu’à la conclusion du protocole entre l’INAMI et la BCE) un pseudo-numéro d’entreprise au centre contact de Medattest (bpost) par téléphone au numéro 02/274.09.34.


Le numéro BCE est indispensable pour commander les « nouvelles » attestations de soins, qui devront être utilisées obligatoirement, à l’issue de la période transitoire fixée, soit à partir du 1er juillet 2016.

Si un médecin ignore son numéro BCE, il peut vérifier s’il y est déjà inscrit via ce lien ; à défaut il doit procéder à cette inscription dans les meilleurs délais. Ajoutons qu’il appartient à chaque prestataire de maintenir à jour les informations reprises par la BCE.

Attention lors de la commande : si un numéro BCE erroné est communiqué sur le bon de commande par le prestataire, il n’y aura pas d’ « échange standard » dès lors que  la commande livrée correspond à la confirmation de commande reçue par le prestataire et pour laquelle il a effectué le paiement.

Le prestataire devra faire une nouvelle commande d’attestations, avec le bon numéro cette fois,  et supporter les coûts de l’opération. Dans l’attente des nouvelles attestations correctes, et seulement pendant cette période, le prestataire pourra utiliser les attestations en sa possession, moyennant le fait de biffer le numéro BCE erroné et de le remplacer par le numéro correct. Enfin, pour éviter tout problème avec le fisc, il ne faut pas oublier de signaler le problème au bureau de taxation compétent, et de définir avec lui les modalités de destruction des attestations erronées.

Plus d’info sur les commandes d’attestation en cliquant ici.

Date de publication: 06/10/2015